Kansi

Nimiö

Ulla Vilkman

Etäjohtaminen

Tulosta joustavalla työllä

Talentum Pro | Helsinki 2016

Tekijänoikeudet

Kansi: Tiina Haavistola

ISBN 978-952-14-2841-8

ISBN 978-952-14-2842-5 (sähkökirja)

ISBN 978-952-14-2843-2 (verkkokirja)

BALTO print, Liettua 2016

Anna palautetta: www.talentum.fi

Sisällys

Johdanto

1 Etäjohtaminen – mitä se on?

Hajautettua, virtuaalista vai etätyötä?

Virtuaalisen työskentelyn etuja

Virtuaalisen työskentelyn haasteita

Etäjohtaminen on tulevaisuuden esimiehen ydinosaamista

Työ muuttuu – miten se vaikuttaa johtamiskäytäntöihin

2 Hyvän etäjohtamisen kulmakivet

Luottamus kasvattaa luottamusta

Arvostus mahdollistaa hyvän yhteistyön

Avoimuus lisää työssä viihtymistä

Pelisäännöt raamittavat työn tekemistä yhdessä

Jatkuva vuorovaikutus on tärkeä osa työn tekemistä ja kehittämistä

Yhteisöllisyyden kokemukset lisäävät vuorovaikutusta

3 Esimiesten kokemat haasteet etäjohtamisessa

Työsuoritusten mittaaminen

Sitouttaminen yritykseen ja yrityksen kulttuuriin

Työntekijän itsensä johtamisen taidot

Työntekijän stressin määrän seuraaminen

Tiimin monimuotoisuus vaatii enemmän sopeutumista

Esimiehen tavoittamisen tärkeys korostuu

Piilevien ongelmien havaitseminen hankalampaa

Tiedonjakaminen on tehtävä fiksummin

4 Työskentelytavat ja johtamiskäytännöt

Vuorovaikutuksen merkitys korostuu

Vuorovaikutuksen erityispiirteet etäjohtamisessa

Tarvitaan uudenlaisia vuorovaikutus- ja viestintätapoja

Tunteita ilmaisemalla lisää luottamusta

Erilaisuutta siedetään huonommin virtuaalityössä

Ymmärrämme viestintää kukin tavallamme

Motivaatiotekijät virtuaalityössä

Tiimidynamiikan vaikutukset johtamiseen

5 Konkreettisia keinoja

Luokaa yhdessä toimivat pelisäännöt

Työn ja suoritusten mittaaminen

Monimuotoisen tiimin johtaminen

Paranna vuorovaikutusta

Varmista riittävä tiedonkulku

Ole tavoitettavissa ja tarjoa tukeasi tarvittaessa

Seuraa stressin ja kuormituksen määrää

Tue työntekijää itsensä johtamisessa

Sitouttaminen yritykseen ja yrityskulttuuriin

Ongelmien havaitseminen

6 Etäjohtajan osaamisprofiili

Johtamisen muoto ja tapa muuttuvat

Tärkeät taidot ja osaaminen etäjohtamisessa

Esimiesroolin yhdistäminen asiantuntijarooliin

Oman osaamisen kartoittaminen

Omat vahvuudet ja kompastuskivet

Kerää palautetta myös muilta

Suunnittele oma kehittymisesi etäjohtajana

7 Hyödynnä teknologiaa tukena

Tiedonhallinta täytyy miettiä uudelleen

Yhteisölliset välineet tehostavat yhteistyötä ja viestintää

Vinkit sähköpostin fiksumpaan käyttöön

Tehokkaampia virtuaalipalavereja

8 Henkilöstöhallinnon näkökulma

Etätyötä koskevat ohjeistukset ja sopimukset

Vastuukysymykset ja ergonomia

Miten organisaatio voi tukea joustavampaa työtä?

Esimiehen valitseminen virtuaalitiimille

Etätyö lainsäädännön näkökulmasta

Loppusanat

Liitteet

Lähteet

Johdanto

Tuntuuko, että voisit saada tiimistä enemmän irti, vaikka kukin työskentelee tahollaan? Pelkäätkö kontrollin tunteen menettämistä etätyön lisääntymisen takia? Mikäli vastasit jompaan kumpaan kysymykseen myöntävästi, kannattaa jatkaa lukemista.

Tunnustaudun etätyön puolestapuhujaksi. Olen itse työskennellyt viime vuodet hyvin joustavasti toimistolla, kotona, asiakkaalla, junassa, kahviloissa – siellä, missä kulloinkin on sopiva hetki tehdä työtä. Erilaiset työnteon muodot yleistyvät vauhdilla ja yhä hajautetumpi tapa työskennellä lisää myös työn organisoinnin haasteita. Monet näistä haasteista kulminoituvat esimiestyöhön. Totuttu tapa toimia esimiesroolissa tuntuu riittämättömältä, kontrollin tunne vähenee ja esimiehet kaipaavat kohtaamiinsa haasteisiin apua.

Itse kiinnostuin aiheesta syksyllä 2014, koska työssäni kohtasin organisaatioita, joissa esimiehet tapasivat työntekijöitä kerran pari vuodessa. Aloin pohtia sitä, miten esimies voi motivoida ja innostaa työntekijöitä, jotka ovat vaikkapa 600 kilometrin päässä, ja miten tunnistaa etäältä, onko työntekijä motivoinut vai ei. Kysyin netin erilaisissa keskusteluryhmissä esimiesten omia kokemuksia etäjohtamisesta ja pyysin kertomaan, mitkä asiat tuntuvat erityisen haasteellisilta. Keskustelua syntyi paljonkin, ja moni jakoi mielellään kokemuksiaan. Minulle tarjottiin aiheeseen liittyen myös tutkimustietoa. Näiden pohjalta syntyi blogikirjoitus, ja muutaman mutkan kautta päädyin lopulta kouluttamaan aiheesta. Koska kysyntää koulutuksille ja puheenvuoroille etäjohtamisesta ja etätyöstä näytti olevan runsaasti, syntyi vähitellen myös idea kirjasta.

Kirjan tarkoituksena on kyseenalaistaa, provosoidakin, ja antaa esimerkkejä ja konkreettisia vinkkejä. Ilman oman toiminnan ja tekemisen kyseenalaistamista ei tapahdu kehittymistä eli mikään ei muutu. Siksi toivon lukijan tarttuvan tähän kirjaan avoimin mielin ja kysyvän aina välillä itseltään, voisinko toimia tässä asiassa eri tavalla kuin tähän asti. Jos saan tämän kirjan avulla sinut ajattelemaan asioita uudella tavalla, koen onnistuneeni.

Uskon myös, että omaa toimintatapaa on helpompi muuttaa, mitä käytännönläheisempiä vinkkejä ja työkaluja saamme. Tästä syystä kirjaan on koottu tarinoita organisaatioista ja esimiehistä, joille etäjohtaminen on jo tuttua, sekä lyhyitä esimerkkejä, joissa on esitelty ideoita ja ratkaisuja käytännön haasteisiin. Löydät kirjasta myös laatikoita, joissa on käytännön vinkkejä johtamiseen.

Matkan varrella olen saanut kritiikkiä etä-etuliitteen käytöstä. Joidenkin mielestä etäjohtaminen tekee johtamisesta ongelmallista, koska etuliite synnyttää tunteen etäisyydestä eli ongelmasta, joka tulee poistaa. Etäjohtamisessa on mitä suurimassa määrin kyse ihmisten johtamisesta. Tutkimusten ja lukuisten esimiesten mukaan tietyt asiat kuitenkin korostuvat enemmän etäällä olevien ihmisten ja hajallaan olevien tiimien johtamisessa, joten katson aiheelliseksi käsitellä aihetta juuri tällä termillä.

Etätyö ja -johtaminen synnyttävät vielä paljon tunteita työnantajissa, esimiehissä ja työntekijöissä, joten tilausta aiheen käsittelylle on. Siksi toivon, että tällä kirjalla voin hälventää etätyöhön liittyviä epäluuloja ja lisätä ymmärrystä siitä, että kyse on lopulta aika yksinkertaisista asioista.

Junassa Helsinki–Riihimäki-välillä perjantaina 12.8.2016

ULLA VILKMAN

1 Etäjohtaminen – mitä se on?

Etäjohtaminen – mitä se on?

Etäjohtaminen ei ole johtamisen uusi trendi, vaan se on pikkuhiljaa hiipinyt osaksi työnteon arkea monessa yrityksessä. Etätyötä ja hajautettua työtä tekeviä tiimejä on monissa suomalaisissakin yrityksissä ollut jo vuosia. Esimiehet eivät ole edes mieltäneet, että johtamisessa olisi jotakin erityistä, vaan uudenlaisiin työn ja johtamisen muotoihin on sopeuduttu vaihtelevasti. Suomessa toimivissa globaaleissa yrityksissä on arkipäivää, että tiimin jäsenet istuvat eri puolilla maailmaa.

Yhä enemmän myös suomalaisissa perinteisemmiksikin mielletyissä organisaatioissa tehdään työtä eri paikkakunnilla ja esimies tapaa työntekijöitä kerran pari vuodessa. Etätyön tekeminen yleistyy kiihtyvällä vauhdilla, ja julkisen sektorin organisaatioissakin otetaan vähitellen käyttöön erilaisia etätyön ja joustavan työn käytäntöjä. Hajautettu työ ja virtuaalitiimit alkavat siis olla arkipäivää kaiken kokoisissa organisaatioissa, joten aihe on enemmän kuin ajankohtainen.

Useat tässä kirjassa käsitellyt asiat ovat osa modernia johtamiskäsitystä ja hyvää esimiestyötä; johtamisen perusasiat eivät virtuaalisessakaan maailmassa muutu. Tietyt asiat kuitenkin korostuvat ja vaativat siksi erityistä huomiota. Kaikkea ei voi enää tehdä samalla tavalla, vaan on opeteltava uudenlaisia toimintamalleja. Siksi etäjohtamista on syytä tarkastella omana aihealueenaan.

Hajautettua, virtuaalista vai etätyötä?

Alkuun on hyvä selventää käytössä olevaa sanastoa ja määritellä termejä, sillä niitä näkee käytettävän melko väljästi. Seuraavassa esitellään melko yleisesti hyväksytyt ja käytössä olevat termit.

Etätyö

Etätyö on ansiotyötä, jota tehdään varsinaisen työpaikan ulkopuolella. Se voi olla jatkuvaa, eli työntekijä tekee jatkuvasti työtä etäällä, esimerkiksi kotonaan, tai se voi olla säännöllistä, eli esimerkiksi aina perjantaisin, tai se voi olla satunnaista. Etätyölle tunnusomaista on tietotekniikan käyttö. Yleensä etätyö on kuitenkin työtä, jota luonteensa puolesta voisi tehdä myös työpaikalla. Etätyöhön liittyy usein myös ajasta ja paikasta riippumattomat työjärjestelyt, joskin tuntuu olevan melko tavanomaista, että etätyöntekijän oletetaan olevan tavoitettavissa normaalin toimistoajan puitteissa.

Hajautettu työ

Hajautettu työ on etätyötä laajempi käsite. Siitä käytetään myös käsitteitä virtuaalityö ja virtuaalitiimi. Hajautettua työtä tehdään kokonaan tai osittain tieto- ja viestintätekniikan välityksellä. Tunnusomaista hajautetulle eli virtuaalityölle (termi, jota pyrin tässä kirjassa suosimaan) on työskentely yhteisen tavoitteen eteen.

Hajautettu työ voi olla sitä, että työntekijät ovat kaikki eri osoitteissa tai osa työskentelee samassa toimipisteessä ja osa on hajallaan eri toimipisteissä. Hajautetussa työssä voidaan lisäksi tehdä etätyötä. Tyypillisimmillään hajautettu työ näkyy tilanteissa, joissa osa tiimistä on samassa osoitteessa ja muutama tiimin jäsen toisessa toimipisteessä. Yksi voi tehdä jatkuvasti myös työtä kotoaan käsin.

Ajasta ja paikasta riippumaton työ

Työnteon vapauttaminen ajasta ja paikasta riippumattomaksi on modernein näkökulma. Rohkeimmat organisaatiot ovat vapauttaneet työn tekemisen sääntelyä ja kontrollia. Toki on hyvä muistaa, ettei kaikkea työtä voida tehdä ajasta ja paikasta riippumattomasti, mutta edelleen tuntuu puuttuvan riittävästi rohkeutta kyseenalaistaa käytössä olevia työn tekemisen malleja.

Ajasta ja paikasta riippumaton työ on hyvin lähellä hajautettua työtä, ja siitä vo...